1. Opret selve censorkorpset
Som administrator går du til Censorkorps. Hvis du står inde i et eksisterende korps, vælger du Alle censorkorps i dropdown-menuen eller går tilbage via brødkrummen. Klik derefter Ny.
Her angiver du først navn og forkortelse. Derefter kommer nogle af de vigtigste driftsparametre: antal timer fra oprettelse af en bestilling til første allokeringsforsøg, hvor mange censorer der spørges ad gangen, minimum antal dage fra bestilling til eksamen, maksimalt antal prøvedage pr. forespørgsel, hvornår en bestilling betragtes som en hastesag, samt om link til kursusbeskrivelse skal være obligatorisk. Klik til sidst Opret. Indstillingerne kan efterfølgende ændres under korpsets Opsætning.
Det er værd at tage disse felter alvorligt: de er ikke kun administrative stamdata. De påvirker, hvordan den efterfølgende censorallokering fungerer.
2. Gennemgå korpsets driftsindstillinger
Når korpset er oprettet, gå ind i det og åbn Opsætning. Her bør sekretariatet tage stilling til allokeringsreglerne, før korpset tages i drift.
Særligt bør I fastlægge, hvor hurtigt systemet begynder at allokere, hvor mange censorer der kontaktes ad gangen, hvor sent institutionerne må oprette bestillinger, og hvornår en bestilling skal behandles som hastebestilling.
Sekretariatet får også en egentlig kontrolfunktion i driften. Hvis en planlægger eksempelvis skriver et opmærksomhedspunkt til sekretariatet på en bestilling, låses bestillingen, indtil den er behandlet/godkendt administrativt.
Det er derfor en god idé at beslutte jeres driftsprincipper nu, ikke efter institutionerne er begyndt at bestille censorer.
3. Gennemgå sekretariatsindstillinger
Gå til:
Administrative værktøjer -> Indstillinger
Her skal du vælge allokeringsstrategien – skal systemet vælge den første censor, som giver tilsagn eller vente 24 timer og så vælge den bedst egnede censor? Hvor længe må planlæggere redigere i bestillinger? Hvad er sekretariatets mailsignatur (bruges når der sendes mail fra Censorum).
Du skal gå ind på stamdata og indsætte eventuelt logo og kontaktinformation, så brugerne kontakter rette instans ved spørgsmål.
Du skal gå ind på institutioner og tilknytte de institutioner, det eller de korps der betjenes af sekretariatet
Du skal gå ind på prøveformer og vælge, hvilke prøveformer sekretariatet benytter. Standard er mundtlig prøve (eventuelt på baggrund af skriftligt forlæg) og skriftlig prøve (uden mundtlig eksamen)
4. Opret uddannelsesudbud
Gå til:
Censorkorps → Uddannelsesudbud → Opret nyt uddannelsesudbud.
For hvert udbud angiver du uddannelsens navn og uddannelseskode. Du kan desuden knytte de relevante enheder til udbuddet. Tilknytning af enheder er teknisk valgfrit, men er vigtig i et normalt produktionssetup, fordi Censorum senere bruger sammenhængen mellem enhed og udbud, når institutionerne opretter censorbestillinger (således at man ikke kan oprette en bestilling på en enhed, der ikke udbyder uddannelsen.
Et praktisk eksempel kunne være:
Udbud: Bachelor i X
Kode: ABC123
Enheder: Universitet A / Institut X, Universitet B / Fakultet Y.
Opret alle relevante udbud, før du går videre til fagområderne.
5. Opret fagområderne
Bliv under:
Censorkorps → Fagområder → Nyt fagområde.
For hvert fagområde vælger du først det relevante uddannelsesniveau og giver fagområdet et navn. Derefter kan fagområdet eventuelt kobles til et bestemt uddannelsesudbud. Koblingen til udbud er valgfri.
Her bør I tænke fagområdestrukturen grundigt igennem. Fagområderne bliver nemlig både det, censorerne søger om at blive beskikket indenfor, og det som institutionerne senere bestiller censorer efter.
Hvis eksempelvis “Statistik” kun giver mening på ét bestemt uddannelsesudbud, kan det knyttes dertil. Hvis “Statistik” skal gælde på tværs af korpsets udbud, kan det oprettes uden denne specifikke kobling.
Ved oprettelsen giver Censorum desuden mulighed for enten blot at oprette fagområdet, invitere censorer fra et eksisterende fagområde eller godkende censorer, der allerede er knyttet til et andet fagområde.
6. Opret beskikkelsesperioden — og den første ansøgningsperiode
Når uddannelsesniveauer og fagområder findes, går du til:
Censorkorps → Beskikkelsesperioder.
Åbn multiknappen Ny ansøgningsperiode og vælg Ny beskikkelsesperiode.
Angiv først startdato og slutdato for selve beskikkelsen. Derefter angiver du start og slut for den første ansøgningsperiode. Du kan sætte et maksimalt antal fagområder, som én censor må søge, og du vælger de fagområder, som kandidater skal kunne søge om.
Det giver altså strukturen:
Beskikkelsesperiode: den periode censorerne faktisk bliver beskikket til.
Ansøgningsperiode: det tidsvindue hvor kandidater kan sende ansøgninger til denne beskikkelse.
Der kan senere oprettes yderligere ansøgningsperioder under en aktiv beskikkelsesperiode via Ny ansøgningsperiode. Her angives start/slut, maksimalt antal fagområder samt de fagområder og uddannelsesniveauer, der skal kunne søges.
7. Kontrollér censorens ansøgningsflow
Når ansøgningsperioden er åben, bliver korpset tilgængeligt på Censorums ansøgningsside. Kandidaten vælger censorkorpset og kan derefter klikke Opret ansøgning. Hvis perioden ikke er aktiv, står der i stedet Lukket for ansøgning.
Standardformularen indeholder bl.a. stamdata, faglig baggrund, institutionsansættelser/tilknytninger, valg af fagområder og oplysninger om relevante kvalifikationer. Censorum understreger samtidig, at du kan tilpasse formularen, så den konkrete formular kan afvige fra standarden. Det kunne være, man ønskede indsendelse af eksamensbevis, cv, motiveret ansøgning eller lignende.
Efter indsendelse kan ansøgningerne behandles administrativt og fagligt. Fagområder kan godkendes eller afvises individuelt, hvorefter den egentlige beskikkelse håndteres administrativt.
8. Opret beretningsformularen
Gå derefter til:
Censorkorps → Beretningsopsætning.
Censorum skelner mellem Censorberetning og Eksaminatorberetning.
Start med en Ny overskrift. Overskriften fungerer som et trin/afsnit i formularen. Angiv navn på både dansk og engelsk og en Starttekst, der forklarer formålet med afsnittet.
Derefter vælger du Nyt spørgsmål, placerer spørgsmålet under den relevante overskrift og angiver igen dansk og engelsk tekst. Markér, om spørgsmålet skal være obligatorisk.
Censorum understøtter bl.a. korttekst, langtekst, flere valg, tilfredshedsskala, gradsskala, ét valg, ja/nej, dato og filupload.
På censorformularen kan Gentag per medbedømmer være særlig nyttig. Hvis den aktiveres på et afsnit, gentages spørgsmålene for hver medbedømmer.
Standardformularen spørger eksempelvis censor om prøveformens egnethed, læringsmål, niveau, relevans, gennemførelse, enighed om bedømmelsen og samarbejdet med eksaminator/institutionen. Eksaminatorformularen kan tilsvarende spørge til censors forberedelse, faglige kompetencer, rolleforståelse og samarbejde.
Efter eksamen går censoren til Mine eksamener, vælger Opret eksamensberetning, udfylder korpsets formular og gemmer. Herefter registreres beretningen, og prøven flyttes til tidligere prøver.
9. Lav en end-to-end-test før korpset sættes i produktion
Det sidste trin er efter min vurdering afgørende. Lav én komplet test med et testudbud, mindst ét fagområde og en testcensor.
Kontrollér i denne rækkefølge:
Korps → udbud → niveau → fagområde → beskikkelsesperiode → åben ansøgning → indsend ansøgning → godkend fagområde → beskik censor → opret censorbestilling → vælg udbud/fagområde/niveau → allokér censor → afslut prøve → udfyld censorberetning.
Hvis denne kæde virker, har du reelt testet de vigtigste relationer i censorkorpset. Ved oprettelse af en rigtig bestilling vælger planlæggeren først bl.a. enhed og udbud og derefter fagområde, uddannelsesniveau og tildelingsmetode. Det er netop derfor, de tidligere opsætningstrin skal hænge sammen.
Min samlede implementeringsrækkefølge er derfor: ① Korps → ② Korps-/sekretariatsindstillinger → ③ Udbud → ④ Uddannelsesniveauer → ⑤ Fagområder → ⑥ Beskikkelsesperiode → ⑦ Ansøgningsperiode/formular → ⑧ Beretningsformularer → ⑨ testansøgning og beskikkelse → ⑩ testbestilling og allokering → ⑪ testberetning → produktion.
Censorums administratorvejledning er den centrale indgang til de enkelte hjælpeartikler.