Under hovedmenupunktet Bestillinger håndterer vi oprettelse og redigering af censorbestillinger.
Opret bestilling
For at oprette en ny bestilling, skal du først klikke på den blå knap Opret bestilling. Dette åbner en pop-up, hvor du skal udfylde information om bestillingen.
Felterne er som følger:
- Kursus/Fagets navn – Navn på faget, som angivet i studieordningen. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Beskrivelse – En kort beskrivelse af eksamenen.
- Udbud – Vælg det udbud, bestillingen hører til. Bemærk at det er muligt at lave bestillinger på udbud, man ikke selv er eksamensplanlægger på. Det er derfor vigtigt at vælge det rigtige udbud, der passer til censorkorpset bestillingen kan laves på.
Dette er påkrævet for at gå videre. - Enhed – Vælg den enhed, som er ansvarlig for faget. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Eksaminatorer – Angiv eksaminator(er) for bestillingen. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Prøveform – Her kan vælges mellem Mundtlig eller Skriftlig. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Afholdelsesform – Fysisk fremmøde, Online eller Online + Fysisk fremmøde. Dette er påkrævet for at gå videre. Bemærk at brugen af fysisk fremmøde åbner et felt, hvorpå eksisterende eksamenssted for eksamen skal skrives.
- Prøvetype – Du kan vælge mellem Ordinær, Omprøve/ombedømmelse ifm. ankesager (med ny censor) og Sygeprøve/reeksamen.
Bemærk, at ved valg af Omprøve/ombedømmelse, åbnes der endnu en felt, hvor du skal vælge den tidligere bestilling, som omprøven skal holdes på. Du skal yderligere tilføje en note under “Opmærksomhedspunkt til sekretariat”. Dette låser bestillingen, indtil sekretariatet har godkendt den. - Studieordningslink – Indsæt link til den relevante studieordning. Hvis det er ikke er muligt, så kan denne punkt springes over. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Eksamenssted – Vælg eksamenssted fra dropdown-menuen, baseret på den valgte enhed.
OBS: Hvis det ønskede eksamenssted ikke findes, kan du vælge Angiv andet eksamenssted. Dette eksamenssted vil kun blive brugt til den enkelte bestilling og bliver ikke gemt til senere brug. - Afleveringsdato – Dato for aflevering. Hvis det er ikke er muligt, så kan dette punkt springes over.
- Eksamensdage – Angiv op til tre eksamensdatoer. Dette er påkrævet for at gå videre.
- Angiv evt. forventet starttidspunkt – Hvis det ikke er muligt at angive et forventet starttidspunkt, så kan dette punkt springes over.
- Forventet antal eksaminander – Angiv hvor mange studerende der forventes til eksamen.
- Forventet antal grupper – Angiv det forventede antal grupper.
- Censornorm (i minutter) – Angiv hvor mange minutter der er afsat pr. eksaminand.
- Prøven afholdes på – Vælg sprog for afholdelse af prøven.
- Censortype – Vælg om bestillingen skal sendes til alle, kun institutionsansatte eller kun erhvervsansatte (aftagere).
- Køretid – Vælg om køretid skal honoreres eller ikke honoreres.
- Opmærksomhedspunkt til sekretariat – Kan du vælge at skrive, hvis der er noget, som kan overvejes af sekretariatet, før bestillingen kan oprettes.
Bemærk, at hvis du udfylder dette felt, bliver bestillingen låst, indtil sekretariatet har behandlet noten. Det betyder, at det ikke vil være muligt at udfylde allokeringen eller sende mails, før godkendelse er sket. Dette gøres af administrator.
Når alt dette er indtastet, så skal du klikke på “Næste”.
Vælg fagområder
I dette trin skal du vælge, hvilke fagområder den ønskede censor skal være beskikket til. Klik på dropdown-menuen for at få vist en liste over tilgængelige fagområder. Ved hvert fagområde fremgår antallet af censorer, der aktuelt er beskikket inden for det pågældende område.
Når du har valgt ét eller flere fagområder, vises de i listen over valgte fagområder.
For hvert fagområde skal du derefter angive det uddannelsesniveau, som censoren skal være beskikket til – f.eks. bachelor- eller kandidatniveau. Hvis du kommer til at vælge et forkert fagområde, så kan du trykke på skraldespandsikonet for at slette det valgte fagområde. Bemærk, at det er muligt at angive flere fagområder ved at trykke på linjen, hvor der står “Fagområde”.
Vær opmærksom på, at hvis du vælger eksempelvis bachelor, og der står “0” tilgængelige censorer, men der er beskikkede censorer på kandidatniveau, kan disse censorer stadig modtage et allokeringstilbud, såfremt de opfylder de øvrige krav.
Vælg tildelingsmetode
Når fagområder og uddannelsesniveau er valgt, skal du vælge, hvilken tildelingsmetode du ønsker at bruge. Du har her fire muligheder:
- Automatisk tildeling: Systemet sender automatisk mailtilbud til de censorer, der vurderes mest egnede ud fra en intern beregning.
- Manuel tildeling: Du præsenteres for 5 censorer, der opfylder kriterierne. Du skal vælge én af dem. Du skal selv kontakte dem og høre om de kan tage opgaven. Den censor, du vælger, modtager en forespørgselsmail. Takker censor ikke ja, skal du selv ind og vælge en ny censor at sende en forespørgsel på ny.
- Åben tildeling: Her bliver der heller ikke sendt mails. I stedet vil alle censorer, som opfylder kravene til fagområde og uddannelsesniveau, kunne se bestillingen på fanen Mulige prøver, og frit melde sig til.
Når du har gennemført dette trin, er din opgave som planlægger afsluttet. Den videre allokering vil blive håndteret af censorformanden eller en administrator.
Du kan se din bestilling på oversigten over bestillinger. Her vil den som udgangspunkt have status ”Ny bestilling”.
Hvis bestillingen er oprettet med kort varsel, vil den i stedet få status ”Hastebehandles”, og hvis der er tilføjet et opmærksomhedspunkt, vil den fremgå med status ”Har opmærksomhedspunkt”.
Information og søgemuligheder
Når du tilgår bestillinger, så vil du finde en liste over alle bestillinger, du har adgang til. Her har du muligheden for at vise kun dine bestillinger og/eller vise kun de aktive bestillinger
Udover det har du mulighed for at åbne avancerede filtre for at finde en specifikt bestilling, du leder efter. Ved filteret kan du søge efter Udbud, Fagområde, Uddannelsesniveau, Status, Dato, Oprettet Af samt Allokeret Censor.
Det er muligt at tilføje flere søgekriterier samtidigt, såsom at tilføje tre forskellige fagområder oprettet af en special person.
Under her, så findes listen som har kolonnerne, hvor du også kan vælge at sortere efter en speciel bestilling, du ønsker at finde. Bemærk at det også her er muligt at søge efter flere kriterier samtidigt.
Det første søgefelt er #, som bruges til at finde en bestilling ud fra ID-nummeret. ID-nummeret tildeles automatisk i kronologisk rækkefølge, alt efter hvornår eksamen er oprettet, og kan ikke ændres manuelt.
Det næste felt er Navn, hvor du kan se navnet på bestillingen samt søge efter en specifik bestilling. Under navnet vises også oplysninger om eksamenssted, antal eksaminander og det samlede antal timer, der er tildelt i censornormen.
Dernæst kan du se, hvilket uddannelsesudbud bestillingen er knyttet til. Her fremgår det også, om eksamen er planlagt som skriftlig eller mundtlig, og om den afholdes fysisk, online eller som en kombination af begge.
Herefter kan man se Status på bestillingen. Som eksamensplanlægger har du som regel ikke mulighed for selv at ændre status på en bestilling, da mange af handlingerne kræver administratorrettigheder. Nogle af statusserne vil derfor ikke have direkte betydning for dit arbejde.
Vær opmærksom på, at hvis du ændrer dine søgekriterier og søger efter en bestemt status, kan nogle statuser dække over flere forskellige tilstande. For eksempel: Hvis en bestilling vises med status ”Allokering ikke mulig”, så har den reelt også status ”Mangler allokering” – selvom dette ikke fremgår direkte af listen.
Nedenfor finder du en oversigt over de forskellige statusser:
- Afventer allokering – Systemet har sendt forespørgsler ud til censorer, men der er endnu ikke kommet svar.
- Allokeret – En eller flere censorer har accepteret opgaven, efter at forespørgslerne er blevet sendt ud.
- Allokering ikke mulig – Systemet har kontaktet alle censorer med det angivne fagområde, men ingen har kunnet påtage sig opgaven. (Ændring af fagområder beskrives senere i guiden).
- Annulleret – Bestillingen er blevet annulleret. (Hvordan en bestilling annulleres, beskrives senere i guiden).
- Har opmærksomhedspunkt – Bestillingen er oprettet, men endnu ikke sat til allokering. Den skal først godkendes af en administrator.
- Hastebehandles – Bestillingen har overskredet tidsfristen for behandling og markeres derfor til hastebehandling. Dette håndteres af administrator, ikke af eksamensplanlægger.
- Mangler allokering – Bestillingen har endnu ikke fået tildelt en censor. Dette kan dække over flere situationer: Bestillingen er ikke godkendt af administrator, Bestillingen afventer allokering, Allokering har vist sig ikke mulig.
- Mangler godkendelse – Bestillingen er oprettet, men endnu ikke godkendt af administrator.
- Ny bestilling – Bestillingen er oprettet, men endnu ikke sat til allokering. Det er administrator, ikke eksamensplanlægger, der håndterer dette.
Afslutningsvis findes feltet Prøvedatoer, hvor du kan se de planlagte datoer for afholdelse af eksamen. Når du anvender søgefunktionen her, kan du vælge at filtrere på prøvedatoer, der starter efter en bestemt dato, prøvedatoer der starter før en bestemt dato, eller kombinere begge kriterier. På den måde kan du finde bestillinger, der afholdes inden for et specifikt tidsrum.
Kopi af bestilling
Da det ofte er nødvendigt at genbruge information fra en tidligere bestilling – f.eks. ved eksamener, der gentages hvert semester, eller ved eksamener med mange hold – understøtter systemet muligheden for at kopiere en eksisterende bestilling.
Dette kan gøres på to måder. Den første metode er at oprette en ny bestilling på almindelig vis. Når du derefter indtaster navnet på bestillingen, kan du genbruge navnet fra den tidligere bestilling, du ønsker at kopiere. Systemet vil automatisk vise en liste over bestillinger med samme navn, og ved at vælge en af disse, indsættes oplysningerne fra den gamle bestilling automatisk.
Bemærk, at du stadig skal angive eksamensdatoer, forventet antal eksaminander, censornorm samt hvad der skal ske, hvis du ikke kan finde en censor manuelt. Når du fortsætter til næste trin, skal du desuden selv indtaste de tilknyttede fagområder.
Den anden måde at lave en kopi er ved først at finde bestillingen du ønsker at lave en kopi af på listen over bestillinger, og derefter klikke på det blå navn.
Når du åbner oversigtssiden for en specifik bestilling, får du et samlet overblik. Hvis bestillingen har en status, der ikke tillader annullering, vil du i stedet se en knap med teksten “Lav kopi”. Ved at trykke på denne knap åbnes pop-up-boksen til oprettelse af en ny bestilling, hvor størstedelen af oplysningerne allerede er udfyldt. Du skal dog stadig selv angive eksamensdatoer, forventet antal eksaminander, censornorm samt vælge, hvad der skal ske, hvis der ikke kan findes en censor. Bemærk, at både fagområder og uddannelsesniveau bliver indsat automatisk i denne proces.
Hvis bestillingen derimod stadig kan annulleres, skal du i stedet åbne multiknappen, hvor du ligeledes finder muligheden for at oprette en kopi af bestillingen.
Annullering af bestilling eller ændring af opsættelse/fagområde
Hvis en bestilling skal ændres eller annulleres, skal du først finde den på listen over bestillinger og derefter klikke på det blå navn. Dette åbner oversigtssiden for den specifikke bestilling, hvor du får et generelt overblik. Øverst til højre på siden finder du multiknappen, som kan bruges til at annullere bestillingen.
For at ændre opsætningen – altså stamdataene for opgaven – skal du gå ind på menupunktet ”Opsætning”. Her vises de oplysninger, der blev indtastet ved oprettelsen af bestillingen, og som kan tilpasses efter behov.
Vær opmærksom på, at hvis du tilføjer et opmærksomhedspunkt til sekretariatet, vil bestillingen blive låst igen. Når du er færdig med dine ændringer, skal du trykke på Gem for at gemme oplysningerne. Trykker du på Annuller, slettes alt, hvad du har indtastet, uden mulighed for gendannelse.
Bemærk også, at hvis du navigerer til et andet menupunkt uden at trykke Gem, vil de indtastede data ligeledes gå tabt.
For at ændre fagområder skal du gå ind på menupunktet ”Fagområder”. Her får du et overblik over alle de fagområder, der er knyttet til bestillingen.
Hvis du vil tilføje et nyt fagområde, skal du bruge knappen ”Tilføj fagområde” øverst til højre. Dette åbner en menu, hvor du kan vælge både fagområde og uddannelsesniveau – på samme måde som ved oprettelsen af bestillingen.
Hvis du vil slette et fagområde, skal du først klikke på rediger-knappen ved siden af teksten ”Fagområder”. Herefter kan du fjerne de ønskede fagområder eller uddannelsesniveauer ved at klikke på slet-/skraldespandsknappen. Når du er færdig, kan du bekræfte ændringen med det grønne flueben eller fortryde den med det røde kryds.
Kombineret bestilling eller adskilling af bestilling
Hvis du ønsker at oprette et kombineret forløb, skal du først oprette de enkelte bestillinger hver for sig. Når disse bestillinger er oprettet, kan du vælge dem ved at markere knappen til venstre for hver bestilling.
Når de ønskede bestillinger er valgt, skal du bruge multiknappen nederst og vælge ”Kombinér bestilling”. Herefter vil bestillingerne blive knyttet sammen. Du kan se, hvilke bestillinger der er kombineret, ved at teksten ”Kombineret med bestilling [Eksamens #]” vises under bestillingsnavnet.
Bemærk, at begge bestillinger får samme status, og at censorer kun kan tilknyttes fra hovedopgaven. Dette er dog ikke relevant for eksamensplanlæggerens arbejde.
For at adskille bestillinger skal du følge den samme proces som ved kombination. Først vælger du de bestillinger, du ønsker at adskille, og derefter klikker du på multiknappen nederst på siden. Her vælger du knappen, der giver adgang til flere handlinger, og vælger derefter ”Adskil bestillinger”.
