Under hovedmenupunktet Ansøgninger håndterer vi de ansøgninger, vi har modtaget, ved enten at godkende, afvise eller sende retur til omskrivning.
Nedenfor gennemgås søgemulighederne i forbindelse med ansøgninger – først ved dropdown-boksene og dernæst ved at søge gennem sortering af listen af ansøgninger ved at klikke på ikonet ved siden af Status, Navn og Beskikkelsestype.
Søgemuligheder
Ansøgningsperioder: Giver mulighed for at søge på en bestemt periode eller se alle perioder.
Udbud: Giver mulighed for at søge efter ansøgninger, der har fagområder på et specifikt udbud.
Fagområder: Giver mulighed for at se ansøgninger, der har et specifikt fagområde.
Status: Her kan du søge efter ansøgninger baseret på deres status. De tilgængelige statusser er:
- Alle
- Tilretning nødvendigt – Denne status gives, hvis en ansøgning er sendt tilbage til ansøger.
- Under behandling af administrator – Denne status gives, hvis administrator endnu ikke har godkendt eller afvist ansøgningen.
- Under behandling af ledelse – Denne status gives, hvis ansøgningen er under vurdering af censorledelsen.
- Administrativt godkendt – Denne status gives, når administrator har godkendt ansøgningen og dermed gjort den klar til behandling af censorledelse og institutionerne.
- Betinget godkendelse – Denne status gives, hvis ansøgningen er godkendt med forbehold.
- Behandlet af ledelse – Denne status gives, når censorledelsen har godkendt eller afvist alle fagområderne på en ansøgning, men institutionerne endnu ikke har behandlet den.
- Behandlet af institutionerne – Denne status gives, når institutionerne har godkendt eller afvist alle fagområder på en ansøgning, men censorledelsen endnu ikke har behandlet den.
- Beskikket – Denne status gives, når en ansøgning er blevet beskikket af administrator.
- Afvist – Denne status gives, når administrator har afvist ansøgningen.
Navn: Her kan du skrive et navn, du ønsker at søge efter.
Beskikkelsestype: Der findes to muligheder her – kun genbeskikket eller kun nybeskikket. Genbeskikket er en person, som tidligere har været censor, mens nybeskikket er personer, der søger om at blive censor for første gang.
OBS: Når du bruger søgefiltre, er det muligt at anvende flere på én gang. Dine valgte søgefiltre kan altid ses i toppen.
I følgende eksempel er der søgt på fire forskellige parametre:
- Beskikkelsestype: Kun nybeskikkelse
- Status: Under behandling af ledelse
- Navn: Johanne
- Fagområde: Projekt- og programledelse
Nedenfor kan du se, hvor det er muligt at slette disse søgefiltre ved at klikke på krydsikonet for enden af de røde pile.
Se ansøgningsinformation
For at se informationen tilknyttet en ansøgning skal du først klikke på navnet på den person, du ønsker at se, hvilket du finder på listen over ansøgninger.
Dette vil åbne en pop-up med detaljer om ansøgningen. Den første side, du kommer til, er Overblik, hvor du finder grundlæggende oplysninger såsom navn, uddannelse og nuværende stilling. Du kan også se særlige kompetenceområder, ansættelse og erfaring, faglige interessefelter, højeste uddannelsesniveau samt de filer, ansøgeren har uploadet. Hvis nogle af disse informationer mangler, kan det skyldes, at personen ikke har udfyldt dem i sin ansøgning.
Da Overblik kun viser et sammendrag, indeholder det ikke al information. For at se alle oplysninger skal du trykke på Næste for at komme til den næste side. Alternativt kan du bruge dropdown-menuen til at gå direkte til et specifikt punkt i ansøgningen. Dette giver dig mulighed for at gennemgå ansøgningen punkt for punkt.
OBS: Hvis du hurtigt vil nagivere til den næste person på listen, så kan du trykke til højre eller venstre side for at gå til henholdsvis den næste eller forrige ansøgning. Dette er ikke det samme som at trykke Næste trin.
Opret/vis noter
Når den ansøgning har en note tilføjet, så vil dette kunne ses på listen af ansøgninger. Ved at mouse-over, så vil du kunne se hvad der er skrevet. Hvis du klikker på denne, så vil der åbnes en pop-up vindue, hvor du kan se informationer om: Hvem der har skrevet noten, hvornår de skrev noten, og hvem der kan læse noten. Du kan yderligere selv skrive en note. Du kan eksempelvis bruge feltet til at beskrive, hvis der er information, du har svært ved at bedømme, eller hvad der mangler at blive gjort i forbindelse med ansøgningen.
OBS: Hvis en ansøgning ikke har en note endnu, så vil dette ikon ikke være synligt. Du skal derimod ind på ansøgningen og trykke på knappen Vis noter.
Dette vil automatisk føre dig til bunden af ansøgningsinformationsboksen, hvor du kan se eventuelle noter skrevet af administrator, censorledelse eller ansøgningsbehandler.
I dropdown-menuen kan du vælge, hvem der skal have mulighed for at se den skrevne note. Notefunktionen er lavet til internt brug. Det er derfor aldrig muligt for ansøgeren selv at se disse noter. Når du er færdig med at skrive din note, skal du trykke på Gem.
Godkend/Afvis ansøgning
Når vi har gennemgået de oplysninger, ansøgeren har sendt, er næste trin at godkende eller afvise de fagområder, personen har søgt.
Dette gør du ved først at markere de fagområder, du ønsker at behandle, ved at trykke på checkboksen ud for det pågældende fagområde. Det er også muligt at trykke på checkboksen ud for navnet for at vælge alle de fagområder, personen har søgt.
Herefter kan du trykke på den blå knap Godkend fagområde.
For at afvise et fagområde skal du klikke på fold-ud-ikonet ved siden af knappen Godkend fagområde, hvilket åbner multibutton-menuen. Her finder du punktet Afvis fagområde.
Når dette er gjort, er din rolle i ansøgningsprocessen afsluttet. Dog er censor endnu ikke blevet beskikket, da dette udføres af administrator.
OBS: Hvis du ved en fejl har godkendt et fagområde, som du ikke skulle behandle, kan du bruge funktionen Nulstil fagområde. Dette sletter den behandling, du har foretaget.
Status for fagområder
Når du kigger på listen over ansøgninger, vil du se to prikker til venstre for de fagområder, en person har valgt. Disse prikker viser status for ansøgningen.
Prikkerne til højre angiver status for forslag fra institutionerne. Her kan du støde på følgende symboler:
- Flueben (✔) – Forslag fra institutionerne: Godkendt
- Kryds (✖) – Forslag fra institutionerne: Afvist
- Intetsymbol – Forslag fra institutionerne. Her betyder det, at fagområdet ikke er blevet behandlet endnu.
Systemet for prikkerne til venstre fungerer på samme måde, men disse prikker bliver ændret af censorledelsen.
Send ansøgning tilbage til modtager
Hvis ansøgeren for eksempel ikke har sendt de korrekte informationer, men ansøgningen stadig vurderes som attraktiv, er det muligt at sende den retur, så den kan rettes.
Dette gøres ved først at tilgå ansøgningen ved at trykke på ansøgerens navn, som beskrevet tidligere. Her findes en knap, der giver mulighed for at sende ansøgningen tilbage.
Når du trykker på knappen, vises først en advarsel, der spørger, om du er sikker. Hvis du vælger Nej, forbliver du på overblikket af ansøgningen. Hvis du derimod vælger Ja, får du herefter mulighed for at sende en mail til ansøgeren.
Hvis du ønsker at vide mere om, hvordan mailfunktionen fungerer, kan du gå til overskriften Send mail.
Send mail
For at sende en mail skal du først markere, hvem du ønsker at sende den til, ved at bruge checkboksene til venstre for navnene. Det er muligt at vælge flere personer på én gang.
OBS: Checkboksen skal være ud for navnet – ikke ud for fagområderne.
Når du skriver mailen, kan du vælge at starte fra bunden og tilpasse den selv. Her har du følgende muligheder:
- Reply-to: Her vælger du, hvem der modtager mailen, hvis modtageren svarer tilbage.
- Skabelonfelter: Du kan trykke på de forskellige felter for at kopiere dem til udklipsholder. Dette betyder, at du kan indsætte dem ved at trykke CTRL+V. Felterne fungerer eksempelvis sådan, at hvis du indsætter “Kære {{ ModtagerNavn }}” i emnefeltet eller selve mailteksten, vil modtagerens navn automatisk blive indsat ved afsendelse. Hvis modtageren f.eks. hedder Johannes Johannesen, vil mailen starte med “Kære Johannes Johannesen”.
- Emne: Dette er mailens emnefelt.
- Tekstfelt: Her skriver du selve mailens indhold.
Alternativt, hvis mailen ofte sendes i en bestemt form, kan der allerede være en skabelon i systemet, oprettet af administratoren. Du kan vælge en skabelon og redigere den efter behov.
OBS: Nogle skabelonfelter kræver specifikke oplysninger, der refererer til en bestemt censorbestilling.
Når du er færdig, skal du trykke på knappen Preview mail for at gå til næste trin. Her kan du se, hvordan mailen vil se ud for modtageren. Hvis du har indsat skabelonfelter såsom {{ CensorkorpsNavn }}, vil de blive vist korrekt i forhåndsvisningen.
Hvis du trykker på Opret mail, bliver mailen sendt. Hvis du ikke er tilfreds med resultatet, kan du trykke på Tilbage for at redigere den.