Navigation
For at se ansøgninger skal du starte med at navigere til fanebladet ”censorkorps” set i toppen af siden. Vælge hvilket censorkorps du ønsker at se ansøgninger på, og vælge menuen “Ansøgninger”
Hvis du leder efter specifikke ansøgninger, så kan du bruge søgefiltrene til at tilpasse visningen. Du kan filtrere efter en bestemt ansøgningsperiode, uddannelsesniveau eller fagområde for hurtigt at finde de relevante ansøgninger. Det er også muligt at bruge flere flere af disse filtre på samme tid – altså søge efter et specfikikt fagområde, på et udbud i en ansøgningsperiode.
Til højre på siden finder du yderligere oplysninger om den aktuelle ansøgningsperiode. Disse oplysninger inkluderer antallet af beskikkede censorer, antallet af nybeskikkede og genbeskikkede, antallet af bestillinger til censorkorpset og kønsfordelingen inden for korpset.
Når du har justeret søgefiltrene efter dine behov, vil du se en liste over personer og de fagområder, de har søgt om. Her er det endnu engang muligt at fliterer. Her kan man trykke på ikonerne ved siden af status for at finde ansøgninger som har en bestemt status. Man kan også søge efter et specielt navn. Alslutningsvis er det også muligt at vælge om man ønsker at se ansøgninger som vil være nybeskikkelser, genbeskikkelser eller bare begge typer.
Ansøgningsinformation
For at åbne en individuel ansøgning skal du klikke på personens navn, som er markeret som et blåt link.
Dette vil åbne en pop-up med detaljer om ansøgningen. På oversigtssiden finder du grundlæggende oplysninger såsom navn, uddannelse og nuværende stilling. Derudover vises særlige kompetenceområder, ansættelse og erfaring, faglige interessefelter, højeste uddannelsesniveau samt de filer, ansøgeren har uploadet.
Bemærk, at visse felter – eksempelvis faglige interessefelter – ikke er obligatoriske, og derfor kan mangle, hvis de ikke er udfyldt.
Hvis du har brug for yderligere detaljer, kan du navigere mellem ansøgningens forskellige trin ved at klikke på “Næste trin” eller benytte dropdown-menuen til at vælge et specifikt afsnit.
Hvis du behandler flere ansøgninger, kan du desuden bruge pilene i højre eller venstre side af vinduet til hurtigt at navigere mellem den næste eller forrige ansøgning på listen.
Hvis du har brug for yderligere detaljer, kan du navigere mellem ansøgningens forskellige trin ved at klikke på “Næste trin” eller benytte dropdown-menuen til at vælge et specifikt afsnit.
Nederst til højre i pop-up boksen findes fire funktioner:
“Næste trin” – Giver mulighed for at gennemgå ansøgningen trin for trin.
Pil tilbage – Sender ansøgningen retur til den censor, der har indsendt den, så vedkommende kan foretage ændringer. Denne funktion kan eksempelvis bruges, hvis ansøgningen mangler kritisk information, som, hvis tilføjet, vil føre til godkendelse af ansøgningen. Hvis der trykkes her, så vil det først komme en advarsel, som spørger som du er sikker, før den sendes tilbage.
Note-ikonet – Åbner en oversigt over allerede oprettede noter samt et tekstfelt til at tilføje en ny note. Noterne er kun synlige for censorledelsen, ansøgningsansvarlige og administratorer – de deles ikke med censorerne.
Liste-ikonet – Åbner ændringsloggen, hvor alle opdateringer og ændringer i ansøgningen kan gennemgås.
Godkend/afvis fagområder
På listen over ansøgninger kan du se, hvilke fagområder en person har søgt under deres navn. Hvis et fagområde er knyttet til et specifikt udbud, vil udbuddets navn stå over fagområdet. Hvis fagområdet gælder for alle udbud, vil kun selve fagområdet være angivet.
Ønsker du at behandle et specifikt fagområde for en bestemt ansøger, kan du markere på den relevante kolonne under den pågældende person. Det er også muligt at vælge flere fagområder/personer på same tid.
For at godkende et fagområde skal du markere de ønskede fagområder på listen og derefter trykke på knappen “Godkend fagområder”. Hvis du i stedet ønsker at afvise et fagområde, skal du bruge multiknappen og vælge “Afvis fagområder”.
Hvis du har godkendt eller afvist et fagområde ved en fejl, eller hvis du har ombestemt dig, kan du bruge multiknappen til at vælge “Nulstil fagområder”, hvilket fjerner den tidligere beslutning.
Afsend mail
Afslutningsvis er det muligt at sende en mail, men denne funktion kan kun anvendes, når du har markeret en eller flere personer på listen – ikke blot fagområder. Dette gør det muligt at sende en mail direkte til en eller flere personer ad gangen.
Da mange af de mails, der sendes, har en ensartet struktur, kan der hurtigt anvendes skabeloner til at sende standardmails. Der findes fire skabeloner: Forespørgsel, Ansøgningsbekræftelse, Ansøgning startet og Ansøgning ikke færdiggjort.
Skabelonerne indeholder ofte skabelonfelter, såsom {{ Censorkorps Navn }}, som automatisk indsætter det relevante censorkorps’ navn. Disse felter skal udfyldes, før mailen kan sendes. Der er dog fri mulighed for at redigere mailens indhold uden at ændre på selve skabelonen.
Når mailen er klar, skal du klikke på “Preview email” for at få vist, hvordan den vil se ud. Herefter kan du enten vælge “Tilbage” for at foretage yderligere ændringer eller “Opret email” for at sende den afsted.
Redigering
nsøgningslisten findes der yderligere et rediger-ikon. Dette giver mulighed for at redigere de fagområder, en person har søgt, eller de filer, ansøgeren har uploadet. Yderligere, hvis der allerede er en note på ansøgningen, så vil dette kunne siges på listen.
Ændring af fagområder følger samme regler som ansøgningsprocessen, hvilket betyder, at det ikke er muligt at tilføje flere fagområder, end hvad der er tilladt at ansøge om.
Når du foretager en ændring, vil knappen “Næste” automatisk ændres til “Gem”. Når du klikker på “Gem”, bliver ændringerne registreret, og du kan derefter fortsætte til næste side.
På den næste side har du mulighed for at redigere de filer, som ansøgeren har uploadet. Efter upload kan du i bunden af siden vælge at navigere tilbage til forrige trin, gemme ændringerne eller lukke redigeringsvinduet. Er der også muligt at brug dropdown menuen øverst, til at ændre hvilken side du ønsker at redigere.
Efter du har valgt de personer eller fagområder, du ønsker at behandle, kan du vælge mellem “godkend fagområde” eller “afvis fagområde”, for at at godkende eller afvise en ansøgning